Podstawy BPMN

Co to jest BPMN?

BPMN (Business Process Model & Notation) – notacja stworzona przez organizację OMG¹. Tego samego skrótu możemy użyć widząc, że specyfikacja notacji ma 500 stron 😉

Wykorzystujemy go jako jeden z elementów analizy biznesowej do graficznego przedstawiania procesów biznesowych. Dzięki temu, że BPMN ma określoną specyfikację pozwala mu być uniwersalnym sposobem na przekazywanie treści odnośnie procesów biznesowych.

W tym wpisie przedstawię podstawy BPMN.

Po co używamy BPMN?

BPMN używamy do modelowania procesów biznesowych. Najczęściej używają go analitycy biznesowi i biznesowo-systemowi.

Notacja jest standardem dzięki, któremu mamy pewność, że każda osoba znająca BPMN będzie potrafiła odczytać i zrozumieć utworzony diagram.

Elementy notacji są na tyle proste do zrozumienia, że z łatwością pozwalają angażować osoby nietechniczne, biznesowe w tworzenie procesów biznesowych.

Używanie jednego sposobu na tworzenie dokumentacji powala na tworzenie standardów w firmie, oraz przyśpiesza pracę związane z wytwarzaniem dokumentów analitycznych.

Najczęściej do tworzenia diagramów używamy narzędzi CASE². Jednak są to tylko narzędzia i podczas warsztatów często tworzy się diagramy na różnego rodzaju tablicach czy flipchartach.

Tworzenie diagramów pozwala także na przedstawienie procesów w formie AS-IS (takie jakie są teraz) oraz TO-BE (takie jakie będą w przyszłości). Dzięki temu możliwa jest praca nad usprawnianiem procesów biznesowych.

Narzędzia do tworzenia diagramów

Na rynku istnieje wiele narzędzi do tworzenia diagramów BPMN. Niektóre są bardzo proste i pozwalają na utworzenie samych diagramów, inne, np. narzędzia CASE są rozbudowanymi narzędziami pozwalającymi na zarządzanie procesami biznesowymi.

Podam kilka narzędzie, które można wykorzystać do tworzenia diagramów.

Bezpłatne:

• BPMN Viewer and editor – https://bpmn.io (tego nawet używałem do rysowania diagramów podczas rozmowy kwalifikacyjnej online),
• Visual paradigm online – https://online.visual-paradigm.com/diagrams/features/bpmn-tool/ – webowy odpowiednik dużego narzędzia CASE, posiada parę ograniczeń, ale w podstawowej wersji wystarczy,
• Camunda Online – https://camunda.com/try-modeler/ – pozwala na tworzenie diagramów.

Płatne:

• Visual paradigm – https://www.visual-paradigm.com – desktopowa wersja narzędzia CASE, coraz więcej firm korzysta z tego oprogramowania, ale nie jest tak popularne jak to w poniżej,
• Enterprise Architect – https://sparxsystems.com – przez jednych uwielbiany, przez innych znienawidzony. Często problemy i powolne działanie jest spowodowane słabym serwerem, na którym jest udostępnione repozytorium przez co czasami najmniejsza zmiana na diagramie potrafi trwać minutę. Używa go najwięcej firm na rynku i znajomość tego narzędzia jest najczęściej wymagana, szczególnie w dużych firmach.

Co do narzędzi to w każdym utworzymy diagram BPMN i z mojego doświadczenia najważniejsza jest znajomość notacji, a narzędzie jak to narzędzie. W jednej pracy używasz Enterprise Architekta, a w kolejnej rysujesz diagramy w Gliffy w Confluence. Najbardziej liczy się znajomość notacji, a narzędzia można się zawsze nauczyć.

Z czego składa się BPMN

BPMN składa się z wielu elementów, dzięki którym możliwe jest tworzenie procesów biznesowych.

Elementy BPMN:

• baseny i tory,
• zdarzenia,
• aktywności,
• bramki,
• łączniki,
• dokumenty.

Przedstawię każdy z elementów BPMN, oraz opiszę sposoby wykorzystania.

Baseny i tory

Basen

Basen przedstawia uczestników procesu biznesowego. Może być odzwierciedleniem np. klienta, działu, organizacji.

W ramach basenu przedstawiane są wszystkie kroki, które występują podczas procesu biznesowego.

Może istnieć więcej niż jeden basen i kroki procesu mogą przechodzić pomiędzy basenami.

Tory

Basen może być podzielony na tory, które reprezentują np. wewnętrzne działy w firmie, role lub stanowiska.

Elementy procesu biznesowego, którę występują w danym torze określą jaką pracę, czy zadanie ma do wykonania np. dany dział w firmie.

Blackbox

Blackbox przedstawia uczestnika procesu biznesowego, ale nie pokazuję szczegółowo kroków przez niego wykonywanych.

Używamy tego elementu kiedy przedstawienie szczegółów nie jest potrzebne z perspektywy procesu.

Najczęściej jako blackbox przedstawiona jest zewnętrzna firma lub klient.

Zdarzenia

Rodzaje zdarzeń

Zdarzenia możemy podzielić na trzy rodzaje.

• zdarzenia inicjujące – rozpoczynają proces biznesowy,
• zdarzenia pośrednie – występujące w trakcie trwania procesu biznesowego,
• zdarzenia kończące – kończące proces biznesowy.

Zdarzenia pośrednie mogą być umieszczone w procesie na dwa sposoby.

Zdarzenie pośrednie może zostać dołączone do zadania, aby przekazać informację o możliwości występienia akcji w trakcie trwania czynności.

Zdarzenie pośrednie może także zostać dołączone po wykonaniu zadania, aby określić wystąpienie akcji po wykonanych czynnościach.

Typy zdarzeń

Aktywności

Aktywności opisują kroki występujące w ramach procesu biznesowego. Reprezentują one czynności wykonywane przez uczestników procesów biznesowych.

W ramach aktywności możemy wyróżnić dwa rodzaje aktywności:

Zadanie (task) jest to element wykorzystywany do przedstawienia wykonywanej czynności przez uczestnika procesu.

Używamy tego elementu kiedy czynności nie można już podzielić na mniejsze częsci.

Podproces (subprocess) wykorzystujemy do zamodelowania kroków w procesie, które odpowiadają za wykonanie określonej złozonej pracy.

Tworzymy wtedy oddzielny proces połączony z procesem nadrzędnym.

Bramki

Za pomocą bramek kontrolujemy przebieg procesu. W zależności od rodzaju bramki i warunków określonych na wyjściu wykonywane są kolejne kroki w procesie.
Nie przedstawiam wszystkich bramek, które występują w notacji. Tylko te najpopularniejsze.

Łączniki

Dokumenty

Podsumowanie

Opisane powyżej podstawy BPMN to tylko część notacji i nie przedstawia wszystkich elementów oraz szczegółów związanych z wykorzystaniem jej w praktyczny sposób w ramach tworzenia procesów biznesowych.

Poziom wykorzystania elementów notacji też jest różny i często podczas tworzenia diagramów wykorzystuję się tylko podstawowe elementy BPMN, aby nie komplikować za bardzo budowy procesu biznesowego.

Graficzne przedstawienie procesów urozmaica dokumentację i pozwala w zwięzły sposób przedstawić wszystkie, nawet skomplikowane procesy, które dodatkowo można jeszcze uzupełnić opisem słownym.

Nie zawsze i nie w każdej dokumentacji potrzebne są diagramy, ale znacząco ułatwiają one czytelność dokumentacji i warto wiedzieć jak się je robi i umieć je odpowiednio wykorzystać.

Chcesz się ze mną skontaktować. Napisz: https://www.nietylkoprogramowanie.pl/kontakt/

Sprawdź więcej:

• Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna
• Protokół HTTP
• Diagram sekwencji
• Diagram komponentów
• Podstawy UML

Przypisy

1. https://www.omg.org/spec/BPMN/
2. https://en.wikipedia.org/wiki/Computer-aided_software_engineering